Als Auftragnehmer des Landkreises Oldenburg haben Sie die Möglichkeit, uns Ihre Rechnung elektronisch als E-Rechnung oder als einfache PDF-Datei zu übermitteln. 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als eine eingescannte Papierrechnung oder per E-Mail verschickte PDF-Datei. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass sie maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Um diese automatisierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen, muss sie in einem strukturierten elektronischen Format (in der Regel als XML-Datei) vorliegen. Die Art und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in dem XML-Datensatz wird dabei durch den Rechnungsstandard definiert, nach dem die E-Rechnung erzeugt wurde.

Bei einer bildhaften Darstellung einer Rechnung, d.h. einer PNG- oder PDF-Datei, handelt es sich nicht um eine E-Rechnung, da dieses Format keine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.

In welchem Format bzw. nach welchem Standard muss die E-Rechnung erstellt sein?

E-Rechnungen müssen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 entsprechen. In Deutschland wurde speziell für die Belange öffentlicher Auftraggeber der Rechnungsstandard XRechnung entwickelt. Deshalb ist dieser auch für uns der bevorzugte Standard für elektronische Rechnungen. Gemäß der Niedersächsischen Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (NERechVO) werden von uns jedoch alle E-Rechnungen akzeptiert, die konform mit der Norm EN 16931-1 sind. Das betrifft insbesondere E-Rechnungen nach dem Standard ZUGFeRD. 

Was ist mit unstrukturierten Dateiformaten?

Rechnungen, die in einem unstrukturierten Dateiformat (PDF / PNG / JPEG / DOCX etc.) erstellt sind, können zwar elektronisch übermittelt werden, sind per Definition jedoch keine E-Rechnungen, da sich diese Formate für eine automatisierte Weiterverarbeitung nicht eignen. Gleichwohl spart der elektronische Rechnungsversand Papier, Zeit und Kosten ein, weshalb Sie uns Ihre Rechnung natürlich auch gerne als PDF-Datei übermitteln können. 

Wie sind Rechnungen an den Landkreis zu übermitteln?

E-Rechnungen nach den Standards XRechnung und ZUGFeRD ebenso wie Rechnungen im PDF-Format bitten wir per E-Mail an erechnung-LK-Oldenburg@kommune365.de zu senden. Dabei bitten wir zu beachten, dass pro E-Mail nur eine Rechnung (max. 15 MB) übermittelt werden kann, die E-Mail keine weiteren Anhänge enthalten darf und sämtliche rechnungsrelevanten Informationen in der übersandten Datei enthalten sein müssen. Informationen, die sich außerhalb der übersandten Datei in der E-Mail befinden, erreichen den Empfänger nicht.

Falls Sie den Rechnungsstandard XRechnung verwenden, denken Sie bitte daran, in der Rechnung die Leitweg-ID des Landkreises Oldenburg anzugeben. Diese lautet: 03458-0-51.

Neben der Übersendung per E-Mail können E-Rechnungen nach dem Standard XRechnung auch über den oben angebotenen Webupload an uns übermittelt werden.